5 mars 2021

Jean-François Nobels, réviseur d'entreprises

 

Suite aux modifications intervenues dans le code des sociétés et des associations par la loi du 20 décembre 2020 en son chapitre 11, il est important de noter que, malgré la pandémie de la Covid-19, il ne sera normalement plus permis de postposer la date de l’assemblée générale au-delà des délais habituels statutaires et légaux, vu les dispositions nouvelles prévues par le CSA.

Le grand changement qui est intervenu réside dans un pouvoir plus étendu qui a été donné à l’organe d’administration en lieu et place des statuts pour organiser la tenue des assemblées générales.

Pour l’organisation des assemblées générales, les articles qui faisaient référence aux statuts pour permettre l’organisation des assemblées générales à distance grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’entreprise ont été remplacés par cette possibilité donnée à l’organe d’administration dans les sociétés : SRL (art.5:89 CSA) ; SC (art. 6 :75 CSA), SA (art.7:137 CSA). Pour les associations pour lesquelles le CSA ne prévoyait rien initialement, de nouveaux articles ont été ajoutés pour les ASBL (art.9:14/1 et 9:16/1 CSA) et AISBL (art.10:6/1 et 10:7/1 CSA).

Les assemblées générales à distance grâce à un moyen de communication électronique pourront, dès lors, se tenir pour autant que les conditions suivantes soient remplies :

  • Ceux qui participent à l’AG sont réputés être présents à l’endroit où se tient l’AG. L’entreprise doit pouvoir contrôler la qualité (pouvoirs) et l’identité du participant. Objectif : sécurité du moyen électronique.
  • Les moyens de communication électronique doivent permettre aux participants de suivre les discussions, de participer aux délibérations et de poser des questions (exception jusqu’au 30 juin 2021 : à moins que l’organe d’administration ne motive dans la convocation à l’AG la raison pour laquelle l’entreprise ne dispose pas d’un tel moyen de communication électronique).
  • La convocation à l’AG doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance et, pour ceux qui disposent d’un site internet, les rendre accessibles aux participants à l’AG.
  • S’il y a eu d’éventuels problèmes ou incidents techniques suite à l’utilisation des moyens électroniques, ils seront mentionnés dans le procès-verbal de l’AG.
  • Seuls les « membres du bureau » de l’AG ne peuvent pas participer à l’AG par voie électronique, l’organe d’administration et le commissaire y sont, quant à eux, autorisés.

Pour les détenteurs d’obligations, la possibilité d’une participation à distance est également prévue par le CSA (SRL : art. 5:113 CSA ; SC : art. 6:98 CSA ;  SA : art. 7:167 CSA).

A l’exception de la modification des statuts, la prise de décision par écrit et unanime qui était déjà possible pour les sociétés (SRL : art. 5:85 CSA ;  SC : art. 6:71 CSA ;  SA :art. 7:133 CSA) est maintenant étendue aux ASBL (art.9:14/1 CSA) et AISBL (art.10:6/1 CSA).

Les Fondations ne sont logiquement pas concernées par les législations relatives aux assemblées générales.

TENUE DES REUNIONS DE L’ORGANE D’ADMINISTRATION

La prise de décision par écrit mais de manière unanime était déjà prévue par le CSA en ce qui concerne les ASBL (art.9 :9 CSA) (pour les AISBL il faut se référer aux statuts) et les fondations (art.11:10 CSA) ainsi que pour les sociétés ((SRL : art. 5:75 ; SC :, art.6:63 ; SA : art. 7:95).

L’AR n°4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19 précisait en son art. 5 qu’il s’appliquait à « toute société, association et personne morale régie par le CSA » et en son art. 8 que «toute réunion d'un organe d'administration collégial peut, même en l'absence de toute autorisation statutaire et nonobstant toute disposition contraire, être tenue au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo ».

Les réunions digitales des organes d’administration collégiaux sont désormais parfaitement possibles. L’Art. 2:41 CSA indique qu’à défaut de dispositions contraires des statuts, les règles ordinaires des assemblées délibérantes s’appliquent aux collèges et assemblées prévues par le présent code, sauf si celui-ci en dispose autrement.  

CONCLUSION

En conclusion, toutes les entreprises (en ce compris les associations et fondations), quelle que soit leur forme, ont la possibilité de tenir les réunions de leur organe d’administration et /ou de leur assemblée générale soit en présentiel, soit par écrit, soit par un moyen de communication électronique de sorte qu’il n’y a en principe aucune raison de reporter la date de réunion de l’Assemblée Générale ou de l’Organe d’Administration en dehors des délais habituels statutaires et légaux, vu les nouvelles possibilités prévues par le CSA.

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