26 juni 2025
Fernand Maillard, bedrijfsrevisor
We zetten onze bijdrage over het bewaren van archieven voort, waarvan het eerste deel op 26 februari 2025 werd gepubliceerd.
We komen eerst terug op de kwestie van vereffeningen van rechtspersonen (vennootschappen of verenigingen) die onder het WVV (Wetboek van vennootschappen en verenigingen) vallen.
Men mag de bewaartermijn voor archieven hetzij die van het WER (Wetboek van economisch recht) (7 jaar), hetzij die van het fiscaal recht (doorgaans 10 jaar), zoals besproken in de vorige bijdrage, niet verwarren met de verjaringstermijn die in het WVV is bepaald voor rechtsvorderingen met betrekking tot een vereffening. In verband met de verjaringstermijn bepaalt artikel 2:143 WVV het volgende:
Ҥ 1 Met betrekking tot vennootschappen verjaren door verloop van vijf jaren:
…/… ;
§ 2. Met betrekking tot verenigingen en stichtingen verjaren door verloop van vijf jaren:
§ 3. De vordering tot heropening van de vereffening verjaart na het verstrijken van een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking van de sluiting van de vereffening. Zij kan niet meer worden ingesteld na het verstrijken van een termijn van één jaar te rekenen vanaf de dag waarop het vergeten actieve vermogensbestanddeel werd ontdekt.”
Hoewel de verjaringstermijn voor rechtsvorderingen 5 jaar bedraagt, blijft de bewaartermijn van archieven behouden op 7 jaar volgens het WVV en 10 jaar volgens het fiscaal recht. Na het verstrijken van de verjaringstermijn mogen de archieven van de rechtspersoon dus in geen geval worden vernietigd, aangezien ze nog kunnen dienen voor raadplegingen die geen verband houden met een rechtsvordering tegen zaakvoerders of bestuurders.
Zowel het WER als het fiscaal recht bepalen dat boekhoudkundige stukken in originele vorm of in de vorm van kopieën moeten worden bewaard.
Met betrekking tot kopieën lezen we in Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek het volgende:
BURGERLIJK WETBOEK - BOEK 8 - BEWIJS
“Art. 8.25. Juridisch statuut van het afschrift
Het afschrift dat gemaakt werd door middel van een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst conform boek XII, titel 2, van het Wetboek van economisch recht heeft dezelfde wettelijke bewijswaarde als het onderhandse geschrift waarvan ze, behoudens bewijs van het tegendeel, verondersteld wordt een getrouwe en duurzame kopie te zijn. De overlegging van het origineel wordt niet vereist.
Het gewaarmerkt afschrift dat gemaakt werd overeenkomstig artikel 1, vierde lid, van de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt of overeenkomstig artikel 126 van de nieuwe gemeentewet heeft dezelfde wettelijke bewijswaarde als het geschrift waarvan het, tot betichting van valsheid, verondersteld wordt een getrouwe en duurzame kopie te zijn. De overlegging van het origineel wordt niet vereist.
Behalve in de gevallen waarin de wet anders bepaalt, vormt in alle andere gevallen het afschrift een feitelijk vermoeden of in voorkomend geval een begin van bewijs door geschrift wanneer de in artikel 8.1, 7° opgelegde voorwaarden vervuld zijn. Indien het origineel nog bestaat, kan de overlegging ervan altijd worden gevorderd.”
En hieronder een uittreksel uit artikel 8.11 van het Burgerlijk Wetboek:
“Bewijs door en tegen ondernemingen
[…]
§ 2. De boekhouding van een onderneming heeft slechts een wettelijke bewijswaarde tegen een andere onderneming indien de vermeldingen in de boekhouding van de onderscheiden partijen overeenstemmend zijn. In alle andere gevallen oordeelt de rechter vrij over de bewijswaarde van de boekhouding.
De boekhouding van een onderneming levert geen wettelijke bewijswaarde op tegen personen die geen onderneming zijn.
De boekhouding van een onderneming mag worden ingeroepen tegen deze onderneming. Deze boekhouding mag niet ten nadele van die onderneming worden gesplitst, behalve wanneer ze niet op regelmatige wijze gehouden is.
§ 3. De rechter kan op verzoek of ambtshalve in de loop van een geding overlegging bevelen van het geheel of van een gedeelte van de boekhouding van een onderneming betreffende het te onderzoeken geschil. De rechter kan daarbij maatregelen opleggen om de vertrouwelijkheid van de desbetreffende stukken te vrijwaren.”
Uit het bovenstaande blijkt derhalve dat de wet (WER of fiscaal recht) niet vereist dat een originele (papieren) versie van de bewijsstukken wordt bewaard. Wel dient te worden benadrukt dat, zoals hierboven uitgelegd, bewijsstukken die in kopie worden bewaard, onveranderbaar (inaltérable) en toegankelijk moeten zijn.
In haar CBN-advies 2016/22 over “bewaren van boeken en verantwoordingsstukken bij een geïnformatiseerde boekhouding” stelt de Commissie voor Boekhoudkundige Normen het volgende:
“[Men] moet […] zich ervan verzekeren dat de informaticatoepassing een specifieke archivering mogelijk maakt die de toegang tot de gearchiveerde gegevens, de leesbaarheid en het origineel karakter ervan op duurzame wijze garandeert en zelfs waarborgt dat de gearchiveerde gegevens kunnen worden gerecupereerd aan de hand van latere versies van de informaticatoepassing om de staten te kunnen opleveren die naar aanleiding van een controle worden opgevraagd.”
De stelling dat de informaticatoepassing hun “origineel karakter” moet waarborgen, impliceert dat elektronische bestanden en andere PDF's of documenten die elektronisch zijn ontvangen, in hun oorspronkelijke elektronische vorm (bijvoorbeeld e-mail of een ander elektronisch medium) moeten worden bewaard.
Het ICCI is dezelfde mening toegedaan in zijn advies van 16 november 2022 over “bewaren van boeken en verantwoordingsstukken”.
De CBN zou een standpunt moeten innemen over de wijze waarop bankdocumenten moeten worden bewaard: volstaat het om de CODA-bestanden te bewaren of moeten de rekeningafschriften worden bewaard die via banksoftware zijn gedownload? En wat met de elektronische facturen (aankopen en verkopen) die vanaf 1 januari 2026 verplicht gegenereerd zullen worden via facturatiesoftware: welke bestanden moeten ondernemingen in dat geval bewaren?