Wij zijn ervan overtuigd dat de bescherming van uw persoonlijke gegevens van essentieel belang is. Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, doen wij dat dan ook in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (hierna de ‘AVG’).
Via dit informatiebeleid willen wij u duidelijkheid geven over:
Dit informatiebeleid werd voor het laatst aangepast op 25 februari 2022.
Is er toch iets niet helemaal duidelijk, dan kunt u steeds contact opnemen met het IBR via privacy@ibr-ire.be.
Uw gegevens worden verwerkt door het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (hierna IBR). Het IBR is een beroepsorganisatie bekleed met rechtspersoonlijkheid opgericht bij de wet van 22 juli 1953 (deze wet werd ondertussen gedeeltelijk opgeheven door de wet van 7 december 2016 - Wet tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren). Het heeft als doel om te voorzien in de bestendige organisatie van een korps specialisten die bekwaam zijn de functie van bedrijfsrevisor te vervullen met alle vereiste waarborgen inzake competentie, onafhankelijkheid en beroepseer (art. 64 van de wet van 7 december 2016). Alle bedrijfsrevisoren zijn van rechtswege ingeschreven in het openbaar register van het Instituut.
Sinds 1 januari 2017 wordt het toezicht op de uitoefening door de bedrijfsrevisoren van hun beroep, alsook de organisatie van kwaliteitscontrole uitgevoerd door het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren.
Het IBR wordt beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens in de zin van het AVG, wat wil zeggen dat het IBR o.a. instaat voor de rechtmatige, behoorlijke en transparante verwerking van uw persoonsgegevens, en dat u zich bij eventuele vragen of voor de uitoefening van uw rechten met betrekking tot de gegevensverwerking, kunt wenden tot het IBR:
Adres: Emile Jacqmainlaan 135/1, 1000 Brussel.
ter attentie van het Secretariaat generaal
Ondernemingsnummer: 0209.851.580
Tel: 02/512.51.36 e-mailadres: privacy@ibr-ire.be
Het IBR heeft een functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld om hem bij te staan bij de uitvoering van en het toezicht op de gegevensbeschermingsmaatregelen die passend zijn voor de verrichte verwerkingen. Dit is het Privanot vzw-team:
Adres: Bergstraat 32, 1000 Brussel
Tel: 02/500.14.15 e-mailadres: info@privanot.be
Teneinde zijn opdrachten te kunnen vervullen verwerkt het IBR voornamelijk persoonlijke identificatie- of contactgegevens van haar leden, ereleden, stagiairs, kandidaat stagiairs en derden (belanghebbende of belangstellende), dienstverleners en leveranciers, kandidaten voor een vacature en van zijn personeel.
De persoonsgegevens die het IBR verwerkt bestaan meestal uit uw voornaam, naam, adres, e-mailadres, professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer, en alle andere gegevens die noodzakelijk zijn:
Financiële gegevens die met name betrekking hebben op lidmaatschapsgelden, betaling van de lonen van het personeel en betaling van leveranciers van goederen en diensten. Dit betreft voornamelijk de volgende gegevens:
Overeenkomstig de wet, verwerkt het IBR ook gegevens met betrekking tot gerechtelijke, tuchtrechtelijke of administratieve procedures waaraan de leden onderworpen zijn. Het gaat om gegevens die de leden wettelijk verplicht zijn mee te delen of die wij van derden verkrijgen.
Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van andere partijen.
Wanneer u onze websites bezoekt, kunnen wij ook bepaalde persoonsgegevens over u verwerken (zie hieronder).
Met betrekking tot het gebruik van cookies verwijzen wij u naar ons cookiebeleid, dat beschikbaar is op onze website: https://www.ibr-ire.be.
De persoonsgegevens worden door het IBR enkel verwerkt in functie van de noodzaak om onze wettelijke doestellingen te bereiken.
Deze doelstellingen zijn bepaald door de wet van 7 december 2016 en de koninklijke besluiten ter uitvoering van deze wet. Deze wettelijke opdrachten worden verzameld in vijf categorieën:
Het IBR kan uw persoonsgegevens ook verwerken op basis van andere wetgevingen (zoals de wetgeving m.b.t. de huiszoekingen bij bedrijfsrevisoren) of op basis van uw toestemming (bijv. gebruik van cookies, audio-opname) of voor de uitvoering van een contract met leveranciers of gewoon voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (bijv. beheer van spontane sollicitaties) (zie hieronder).
Hieronder vindt u een lijst van de verschillende doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de activiteiten van het IBR, die op hun beurt verband houden met de verschillende opdrachten die de wet aan het IBR toevertrouwt
Administratief beheer van de leden
Wij verwerken deze gegevens omdat wij ze nodig hebben voor de uitvoering van onze taken, die bepaald zijn door de wet van 7 december 2016, het koninklijk besluit van 21 juli 2017 betreffende de toekenning van de hoedanigheid van bedrijfsrevisor en betreffende de inschrijving en de registratie in het openbaar register van bedrijfsrevisoren en het koninklijk besluit van 22 februari 2019 tot vaststelling van het Huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.
Beheer van het openbaar register
De wet vertrouwt het beheer van het openbaar register van bedrijfsrevisoren toe aan het IBR.
De persoonsgegevens worden verwerkt op basis van de wet van 7 december 2016 (art. 78) en het koninklijk besluit van 21 juli 2017 betreffende de toekenning van de hoedanigheid van bedrijfsrevisor alsook de inschrijving en registratie in het openbaar register van de bedrijfsrevisoren.
Organisatie van de stage
De persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de organisatie van de stage op basis van de wet van 7 december 2016 (art. 74) en het koninklijk besluit van 17 augustus 2018 betreffende de toegang tot het beroep van bedrijfsrevisor.
Lijst van erebedrijfsrevisoren
Wij verwerken deze persoonsgegevens om te voldoen aan de wet van 7 december 2016 (art. 11) en het koninklijk besluit van 22 februari 2019 tot vaststelling van het Huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.
Permanente opleiding en evenementen
Wij verwerken deze gegevens omdat wij ze nodig hebben voor de uitvoering van onze taken, die zijn omschreven in de wet van 7 december 2016 (art. 41- 79).
Het grootste deel van de permanente opleiding van het IBR is echter gedelegeerd aan de Stichting ICCI (Informatiecentrum voor bedrijfsrevisoren). Zie hieronder, deel V.
Mailing en abonnementen - normen en doctrine
Wij informeren onze leden over normen en rechtsleer door middel van mailings zoals de nieuwsbrief, mededelingen, aanbevelingen, aankondigingen en technische nota’s. De verwerking van hun persoonsgegevens gebeurt in dit kader op basis van de wet van 7 december 2016 (in het bijzonder art. 31 § 1 en § 7).
Oprichting van werkgroepen
Het Huishoudelijk reglement van het IBR voorziet in de oprichting van comités, technische werkgroepen of cellen die nodig zijn voor de verwezenlijking van de doelstelling van het IBR. In dit kader kan een beroep worden gedaan op derden (niet-leden). De persoonsgegevens van deze derden worden alleen verwerkt voor de goede werking van deze organen, alsook voor de toepassing van de boekhoudkundige, fiscale en sociale wetgeving wanneer voor de geleverde prestatie een vergoeding wordt voorzien.
Lijst van mede-insolventiefunctionarissen
Krachtens artikel XX.20, § 1 van het Wetboek van economisch recht en artikel 9 van het Koninklijk besluit houdende uitvoering van artikel XX.1, § 1, laatste lid, van het Wetboek van economisch recht wat betreft de toepassing van boek XX van het Wetboek van economisch recht op de beoefenaars van een vrij beroep, stelt het IBR een lijst op van de leden die als mede-insolventiefunctionarissen kunnen tussenkomen.
Huiszoekingen
Volgens de praktijk, bevestigd in de COL 5/2011 omzendbrief van 25 mei 2011 van het College van procureurs des Konings, is een vertegenwoordiger van de Raad van het IBR gewoonlijk aanwezig bij de huiszoekingen bij bedrijfsrevisoren.
In dit verband kunnen persoonsgegevens ook worden verwerkt
Leveranciers van goederen en diensten aan het IBR
Persoonsgegevens worden ook verwerkt in het kader van de uitvoering van een overeenkomst. In dit verband dient met name te worden gewezen op de leveranciers van goederen en diensten van het IBR.
Gegevens die worden meegedeeld bij een sollicitatie
Teneinde uw sollicitatie te kunnen verwerken is het noodzakelijk dat u een aantal gegevens verstrekt zoals uw curriculum vitae, uw professionele ervaring, uw eventuele publicaties, en eventuele andere gegevens in functie van de vacature. Het niet verstrekken van deze gegevens zal ertoe leiden dat wij uw sollicitatie niet kunnen behandelen.
IBR-diensten aan het publiek
In sommige gevallen verwerkt het IBR gegevens van derden op hun uitdrukkelijk verzoek, na contact met hen, bijvoorbeeld om informatie in te winnen over het beroep.
In deze gevallen kunnen ook persoonsgegevens worden verwerkt.
Mailing en abonnementen (niet rechtstreeks verband houdend met normen en rechtsleer)
Wij verwerken persoonsgegevens om verschillende mailings te kunnen versturen in het kader van onze verschillende opdrachten, hetzij in uw hoedanigheid van IBR bedrijfsrevisor of stagiair, hetzij in uw hoedanigheid van belanghebbende of belangstellende (bv. via de IBR Nieuwsbrief). U kunt ten allen tijde uw abonnement op deze mailings stopzetten of uw voorkeuren aanpassen. U kunt dit doen via de link helemaal onderaan de mailing of uw verzoek per mail richten naar privacy@ibr-ire.be.
Bezoek aan het IBR
Het gaat om gegevens die u op het registratieformulier voor bezoekers moet invullen, zoals uw naam, bedrijf, nummerplaat en de beelden die door de bewakingscamera's in ons gebouw en op onze parkeerplaats worden geregistreerd.
Partnerschappen met andere beroepsorganisaties of private instanties
In sommige gevallen kan het IBR persoonsgegevens verwerken in het kader van partnerschappen dhttps://www.ibr-ire.berivate of de publieke sector. In dergelijke gevallen worden de belangen van het beroep afgewogen tegen de belangen, de vrijheden en de grondrechten van de betrokkene.
Statistieken en academische doelstellingen
Het IBR kan persoonsgegevens verwerken om statistische gegevens te verzamelen over het beroep (voor de overheid of voor eigen gebruik) of om academische studies uit te voeren die van belang zijn voor het beroep.
Opleidingen/evenementen
Ter gelegenheid van door het IBR georganiseerde opleidingen en evenementen kunnen wij uw toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens over u te verwerken. Dit omvat bijvoorbeeld de vermelding van uw naam, voornaam en functie in de syllabus, video-opnamen van opleidingscursussen (webinars) in uw hoedanigheid van deelnemer of spreker.
Mailings
In sommige gevallen worden mailings, zoals nieuwsbrieven, op uw verzoek verzonden. In dat geval vragen wij uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om aan uw verzoek te voldoen.
Openbare raadplegingen
Wanneer wij reacties ontvangen op onze openbare raadplegingen over ontwerpnormen of -aanbevelingen, worden uw opmerkingen met uw naam en achternaam op onze website gepubliceerd tot dat de procedure is beëindigd en voor zover wij daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen.
Bezoek van onze websites
Wanneer u onze websites bezoekt, kunnen wij uw toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld uit contactformulieren (identificatie en eventueel facturatiegegevens).
Voor de cookies verwijzen wij u naar ons cookiebeleid, dat u kunt raadplegen op onze website https://www.ibr-ire.be.
Openbare raadplegingen
Aangezien het opstellen van normen en aanbevelingen een taak van openbaar belang is in de zin van artikel 6, lid 1, onder e), van de AVG, wanneer wij feedback ontvangen op onze openbare raadplegingen over ontwerpnormen of
Opdrachten die bij wet- of regelgeving aan bedrijfsrevisoren zijn toevertrouwd
Het IBR kan genoodzaakt zijn de persoonsgegevens van de bedrijfsrevisoren te verwerken om de uitvoering van de opdrachten die hen bij wet- of regelgeving zijn toevertrouwd, te vergemakkelijken. De beoogde verwerking, zoals de doorgifte van gegevens van bedrijfsrevisoren aan overheidsinstanties, is noodzakelijk voor de vervulling, in hoofde van het IBR, van taken van algemeen belang in de zin van artikel 6, lid 1, onder e), van de AVG.
Zo worden bepaalde gegevens, zoals uw naam, voornaam en inschrijvingsnummer in het openbaar register, aan de overheid doorgegeven om de uitvoering van deze opdrachten te vergemakkelijken.
U kunt echter bezwaar maken tegen de overdracht van uw persoonsgegevens (zie DEEL VI).
Voor elk van deze bovenvermelde verwerkingen heeft u de rechten die omschreven zijn in DEEL VI.
Verwerkers en andere derden
Binnen bovenvermelde doeleinden kunnen gegevens worden doorgegeven aan verwerkers of andere derden noodzakelijk voor de uitvoering van onze wettelijke opdrachten of voor de uitvoering van de afgesloten overeenkomsten (bv. verzendbedrijven, software waarmee de gegevens verwerkt worden).
ICCI
De organisatie van de permanente vorming (bvb. seminaries en studiedagen) wordt voor een groot stuk aan het ICCI toevertrouwd (Informatiecentrum voor het bedrijfsrevisoraat). Voor deze werkzaamheden worden het IBR en het ICCI beiden als verwerkingsverantwoordelijken gekwalificeerd. In dit verband nodigen wij u bijgevolg uit om kennis te nemen van het privacybeleid van het ICCI op https://www.icci.be .
IREFI
In het kader van een samenwerking met IREFI (Instituut van de Revisoren Erkend voor de Financiële Instellingen) verwerkt het IBR een aantal gegevens van de leden van het IREFI. Deze gegevens kunnen doorgegeven worden aan IREFI, toezichthouders (FSMA, NBB, …) of andere relevante organisaties met wie IREFI in het kader van haar doel contacten onderhoudt. Voor deze werkzaamheden worden het IBR en het IREFI beiden als verwerkingsverantwoordelijken gekwalificeerd. In dit verband nodigen wij u bijgevolg uit om kennis te nemen van het privacybeleid van IREFI.
College van toezicht op de bedrijfsrevisoren en andere overheidsinstanties
Overheidsinstanties zoals het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren, kunnen ook toegang krijgen tot uw persoonsgegevens of uw gegevens bij ons opvragen in zoverre zulks wettelijk is voorgeschreven.
Uw persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan de bevoegde overheden voor de eventuele toepassing van de fiscale en sociale wetgeving.
Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.
De beveiliging van persoonsgegevens heeft bij het IBR hoge prioriteit. Het IBR neemt de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
Krachtens artikel 80 van de wet van 7/12/2016 zijn het IBR, zijn organen, de leden van zijn organen en zijn personeelsleden gebonden aan het beroepsgeheim en mogen zij de vertrouwelijke informatie waarvan zij kennis hebben gekregen, niet verspreiden aan welke persoon of autoriteit ook, onder voorbehoud van de bepalingen van paragraaf 2 en 3 van ditzelfde artikel en behoudens wat hierboven is vermeld onder “Tussenkomst van derden”.
Bovendien eist het IBR contractueel van zijn dienstverleners die voor zijn rekening persoonsgegevens verwerken, dat zij steeds de nodige veiligheidsmaatregelen treffen.
Uw rechten
Naast het recht om een eventuele toestemming die u heeft gegeven terug in te trekken, kan u in bepaalde gevallen een verzoek tot inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@ibr-ire.be.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van de voorkant van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. De vormgeving van de ID-kaart en uw naam moeten leesbaar blijven, alle andere persoonlijke gegevens mag u zwart maken. Dit ter bescherming van uw privacy.
Wij behouden ons het recht voor om geen gevolg te geven aan vragen die manifest ongegrond of buitensporig zijn. De informatie die wij over u in ons bezit hebben, of een verklaring waarin wordt gespecificeerd dat wij geen informatie over u bezitten, wordt u gratis opgestuurd binnen een maand na uw verzoek. Indien nodig kan deze termijn worden verlengd met twee maanden, rekening houdend met de complexiteit en het aantal vragen. Uw vraag wordt bewaard zolang een verhaal mogelijk is.
Opmerking: als u een verzoek indient moeten wij beoordelen of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Een door de wet of reglementering opgelegde bewaartermijn of een gerechtvaardigd grond kan eventueel als gevolg hebben dat wij geen gunstig gevolg kunnen geven aan uw verzoek.
Inbreuk in verband met uw persoonsgegevens
Het IBR stelt alles in het werk om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies misbruik of vervalsing. Indien zich toch een inbreuk zou voordoen op uw persoonsgegevens, en deze inbreuk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zal het IBR u onverwijld op de hoogte stellen van deze inbreuk, onder voorwaarden bepaald in de AVG.
Wie contacteren in geval van klachten?
In eerste instantie is het best contact op te nemen met privacy@ibr-ire.be of via info@privanot.be maar indien de klacht met betrekking tot het onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens niet correct behandeld wordt, hebt U het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mailadres: contact@apd-gba.be (zie ook www.gegevensbeschermingsautoriteit.be ).