Wij zijn ervan overtuigd dat de bescherming van uw persoonlijke gegevens van essentieel belang is.

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, doen wij dat dan ook in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (hierna de ‘AVG’).

Via dit privacybeleid willen wij u duidelijkheid geven over:

  • Wie de verantwoordelijke is voor de verwerking ( DEEL I)
  • Welke gegevens wij bewerken ( DEEL II)
  • Waarvoor wij verwerkingen juist doen (DEEL III)
  • De belangrijkste verwerkingen door het IBR (DEEL IV)
  • Doorgifte van gegevens aan derden (DEEL V)
  • Hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen (DEEL VI)
  • Welke rechten u juist heeft met betrekking tot deze verwerkingen (DEEL VII).

U wordt dan ook vriendelijk uitgenodigd dit privacybeleid aandachtig door te nemen, en dit ook regelmatig te doen. Toekomstige aanpassingen zijn immers niet uit te sluiten.

Dit privacybeleid werd voor het laatst aangepast op 23 november 2018.

Is er toch iets niet helemaal duidelijk, dan kunt u steeds contact opnemen met het IBR via privacy@ibr-ire.be.

 

DEEL I: Verwerkingsverantwoordelijke

De betrokken gegevens worden verwerkt door het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (hierna IBR).  Het IBR is een beroepsorganisatie bekleed met rechtspersoonlijkheid opgericht bij de wet van 22 juli 1953 (deze wet werd ondertussen gedeeltelijk opgeheven door de wet van 7 december 2016 - Wet tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren). Het heeft als doel om te voorzien in de bestendige organisatie van een korps specialisten die bekwaam zijn de functie van bedrijfsrevisor te vervullen met alle vereiste waarborgen inzake competentie, onafhankelijkheid en beroepseer (art. 64 van de wet van 7 december 2016). Alle bedrijfsrevisoren zijn van rechtswege ingeschreven in het openbaar register van het Instituut.

Sinds 1 januari 2017 wordt het toezicht op de uitoefening door de bedrijfsrevisoren van hun beroep, alsook de organisatie van kwaliteitscontrole uitgevoerd door het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren (hierna CTR).

Het IBR wordt volgens de AVG beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke, wat wil zeggen dat het IBR instaat voor de correcte verwerking van de betrokken gegevens, en dat u zich bij eventuele vragen of voor de uitoefening van uw rechten met betrekking tot de gegevensverwerking, kunt wenden tot het IBR:

Adres: Emile Jacqmainlaan 135/1, 1000 Brussel.
ter attentie van het Secretariaat generaal

Ondernemingsnummer: 0209.851.580

Tel: 02/512.51.36

e-mailadres: privacy@ibr-ire.be

 

DEEL II: Welke gegevens verwerken wij?

Het IBR verwerkt voornamelijk persoonlijke identificatie- of contactgegevens van haar leden, ereleden, stagiairs, kandidaat stagiairs en derden (belanghebbende of belangstellende), dienstverleners en leveranciers.

De persoonsgegevens die het IBR verwerkt bestaan meestal uit uw voornaam, naam, adres, e-mailadres, professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer, en alle andere gegevens die noodzakelijk zijn:

  • om uw lidmaatschap bij het IBR te beheren;
  • voor het verstrekken van de diensten waarvoor u op ons een beroep doet;
  • in het kader van een (pre)contractuele relatie met het IBR.

Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van andere partijen.

Financiële gegevens (bankrekeningnummers) worden enkel en alleen verwerkt in het kader van de boekhouding (lidgelden, betalingen leveranciers, facturatie…). 

De gegevens worden enkel verwerkt in functie van de noodzaak om onze wettelijke doestellingen te bereiken en/of in functie van de noodzaak voor desbetreffend product (bv. verzending publicatie IBR) of dienst (vraag om inlichtingen, aanvraag tot inschrijving …) of uitvoering van een overeenkomst.

Wij verzamelen deze gegevens zowel wanneer u onze papieren formulieren invult als wanneer u dat elektronisch doet.

 

DEEL III: Doeleinden van de verwerking

A. Wettelijke opdracht

De doeleinden van de verwerking houden in hoofdorde verband met de doelstellingen die de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren aan het IBR toevertrouwt, waaronder:

  • De toekenning van de hoedanigheid van bedrijfsrevisor, het houden en bijwerken van het openbaar register (art. 78)
  • De organisatie van de permanente vorming van de bedrijfsrevisoren (art.79)
  • De organisatie van de stage van de bedrijfsrevisor (art. 74)
  • Het formuleren van de normen en aanbevelingen met betrekking tot de uitvoering van opdrachten of die nuttig zijn voor de uitvoering van deze opdrachten (art. 31 § 1)
  • De ontwikkeling van de rechtsleer inzake de audittechnieken en de goede toepassing door de bedrijfsrevisoren van het wettelijk, reglementair en normatief kader dat de uitoefening van hun beroep regelt, in de vorm van adviezen of mededelingen (art. 31 § 7)

Ook andere wetgevingen kunnen aan het IBR opdrachten toevertrouwen die kunnen leiden tot verwerking van persoonsgegevens. Wij verwijzen bv. naar artikel XX.20, § 1 van het Wetboek van economisch recht en artikel 9 van het Koninklijk besluit houdende uitvoering van artikel XX.1, § 1, laatste lid, van het Wetboek van economisch recht wat betreft de toepassing van boek XX van het Wetboek van economisch recht op de beoefenaars van een vrij beroep (Lijst van mede-insolventiefunctionarissen).

Om onze doelstellingen te realiseren, voeren wij verschillende werkzaamheden uit, waaronder:

  • Het bijhouden en actualisering van het openbaar register van de bedrijfsrevisoren
  • Organiseren van seminaries, studiedagen, infosessies en evenementen voor bedrijfsrevisoren, stagiairs, kandidaat stagiairs en derden
  • Organiseren van de stage examens
  • Voorbereiden van de normen en aanbevelingen en overleg met de leden en stakeholders
  • Lanceren van de openbare raadplegingen die vereist zijn voor deze normen en aanbevelingen
  • Uitgeven van adviezen en mededelingen op onze website en via onze newsletter
  • Organiseren van bijeenkomsten en overleg met stakeholders
  • Oprichten, wanneer nodig, van commissies en werkgroepen
  • Ter beschikking stellen van handige tools voor de bedrijfsrevisoren, stagiairs, kandidaat stagiairs en derden
  • Informeren van bedrijfsrevisoren, belanghebbenden en belangstellenden via de newsletters en onze website
  • Het bijhouden en actualiseren van de lijst van mede-insolventiefunctionarissen

B. Uitvoering van een overeenkomst

Daarnaast worden ook nog persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeenkomst. In het bijzonder dient hier te verwezen worden naar de leveranciers van goederen en diensten aan het IBR.

 

DEEL IV: De belangrijkste verwerkingen door het IBR

Afhankelijk van de dienst waarop u een beroep op doet, verwerkt het IBR uw persoonsgegevens op de wijze die hieronder beschreven staat. Voor elk van deze verwerkingen heeft u de rechten die omschreven zijn in DEEL VII.

 

Bezoek van onze website

Indien u onze website bezoekt, kunnen op grond van ons gerechtvaardigd belang om statistieken te verzamelen over het gebruik van onze website, 'cookies' op de harde schijf van uw toestel geplaatst worden om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker.

  • De informatie in de cookies wordt niet gebruikt om het surfgedrag van individuele bezoekers te analyseren.
  • De informatie in de cookies wordt niet gebruikt voor welk commercieel doel dan ook en wordt niet verkocht aan derden.
  • Formulieren op de site of interactieve toepassingen en diensten waar bezoekers informatie moeten geven als naam, adres, e-mail, taalvoorkeur en/of andere gegevens worden alleen gebruikt om het verzoek van de bezoeker af te kunnen handelen en met deze in contact te komen. Deze informatie wordt alleen voor dit doel gebruikt en wordt niet langer  opgeslagen dan noodzakelijk.

Mailing politiek: leden en belanghebbende / belangstellende

Wij verwerken persoonsgegevens zodat we verschillende mailings kunnen richten in verband met onze opdrachten, hetzij in uw hoedanigheid van bedrijfsrevisor of stagiair van het IBR, hetzij in uw hoedanigheid van belanghebbende of belangstellende (bvb. via het IBR Newsletter).

Deze verwerking gebeurt op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze doelstellingen te bereiken. Wij willen onderlijnen dat de mailings die u worden gericht nooit zijn verstuurd vanuit een commercieel doel. Uw gegevens zullen bovendien nooit verkocht worden aan derden en zullen niet langer verwerkt worden dan noodzakelijk.

U kunt ten allen tijde uw abonnement op deze mailings stopzetten of uw voorkeuren aanpassen. U kunt dit doen via de link helemaal onderaan de mailing of uw verzoek per mail richten op het adres privacy@ibr-ire.be.

 

Beheer van het openbaar register en contacten met stagiairs en kandidaat stagiairs

Voor wat betreft het beheer van het openbaar register (bedrijfsrevisoren), stagiairs en kandidaten stagiairs worden persoonsgegevens verwerkt op basis van de wet van 7 december 2016 (Wet tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren) en op basis van eventuele andere regelgeving die van toepassing zou kunnen zijn.

Het gerechtvaardigd belang om het IBR toe te laten zijn opdrachten uit te oefenen zoals deze door deze wet omschreven zijn, eventueel in overleg met het CTR, kan ook een basis vormen voor de verwerking.

In bepaalde gevallen vormt uw toestemming als bedrijfsrevisor, als stagiair of als kandidaat stagiair de grondslag van de verwerking.

 

Persoonsgegevens van derden in werkgroepen

Het Huishoudelijk reglement van het IBR voorziet dat de commissies, technische werkgroepen of cellen opgericht mogen worden die nodig zijn voor de verwezenlijking van het doel van het IBR. In dit kader kan er beroep worden gedaan op derden (niet-leden). De in dit kader van deze derden verwerkte persoonsgegevens worden enkel verwerkt met het oog op de goede werking van deze organen, alsook voor de toepassing van de boekhoudkundige, fiscale en sociale wetgeving wanneer voor de geleverde prestaties een vergoeding wordt voorzien.

 

Gegevens die worden meegedeeld bij een sollicitatie

Teneinde uw sollicitatie te kunnen verwerken is het noodzakelijk dat u een aantal gegevens verstrekt zoals uw curriculum vitae, uw professionele ervaring, uw eventuele publicaties, en eventuele andere gegevens in functie van de vacature. Het niet verstrekken van deze gegevens zal ertoe leiden dat wij uw sollicitatie niet kunnen behandelen.

De juridische basis voor het verwerken van deze persoonsgegevens is het gerechtvaardigd belang van het IBR om de competenties en de persoonlijke kenmerken van de betrokkene te controleren in functie van de vacature.  

 

Gegevens die worden meegedeeld door het IBR te bezoeken

Het betreft gegevens die u moet invullen op de registratiefiche voor bezoekers, zoals uw naam, onderneming, kentekenplaat en de beelden die door de veiligheidscamera's van ons gebouw en onze parking worden geregistreerd.

De juridische basis hiervoor is het gerechtvaardigd belang van het IBR om het gebouw en de parking te beveiligen.

 

Bewaringstermijn van de gegevens

De bewaringstermijn is afhankelijk van het doel waarvoor de gegevens verzameld worden. Indien de verwerking niet meer relevant is, worden de gegevens gewist tenzij een wettelijke bepaling een langere bewaartermijn voorschrijft.

De gegevens ontvangen in het kader van een bezoek van het IBR worden gedurende maximum 30 dagen bewaard.

 

DEEL V: Tussenkomst van derden

 

Verwerkers en andere derden

Binnen bovenvermelde doeleinden kunnen gegevens worden doorgegeven aan verwerkers of andere derden noodzakelijk voor de uitvoering van onze wettelijke opdrachten of voor de uitvoering van de afgesloten overeenkomsten (bv. verzendbedrijven, software waarmee de gegevens verwerkt worden).

 

ICCI

De organisatie van de permanente vorming (bvb. seminaries en studiedagen) wordt voor een groot stuk aan het ICCI toevertrouwd (Informatiecentrum voor het bedrijfsrevisoraat). Voor deze werkzaamheden worden het IBR en het ICCI beiden als verwerkingsverantwoordelijken gekwalificeerd. In dit verband nodigen wij u bijgevolg uit om kennis te nemen van het privacybeleid van het ICCI.

 

IREFI

In het kader van een samenwerking met IREFI (Instituut van de Revisoren Erkend voor de Financiële Instellingen) verwerkt het IBR een aantal gegevens van de leden van het IREFI. Deze gegevens kunnen doorgegeven worden aan IREFI, toezichthouders (FSMA, NBB, …) of andere relevante organisaties met wie IREFI in het kader van haar doel contacten onderhoudt. Voor deze werkzaamheden worden het IBR en het IREFI beiden als verwerkingsverantwoordelijken gekwalificeerd. In dit verband nodigen wij u bijgevolg uit om kennis te nemen van het privacybeleid van IREFI.

 

CTR en andere overheidsinstanties

Overheidsinstanties zoals het CTR, kunnen ook toegang krijgen tot uw persoonsgegevens of uw gegevens bij ons opvragen in zoverre zulks wettelijk is voorgeschreven.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan de bevoegde overheden voor de eventuele toepassing van de fiscale en sociale wetgeving.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

In beginsel worden geen persoonsgegevens doorgegeven aan derde landen (= landen buiten de Europese Economische Ruimte).

 

DEEL VI: Beveiliging

De beveiliging van persoonsgegevens heeft bij het IBR hoge prioriteit. Het IBR neemt de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Krachtens artikel 80 van de wet van 7/12/2016 zijn het IBR, zijn organen, de leden van zijn organen en zijn personeelsleden gebonden aan het beroepsgeheim en mogen zij de vertrouwelijke informatie waarvan zij kennis hebben gekregen, niet verspreiden aan welke persoon of autoriteit ook, onder voorbehoud van de bepalingen van paragraaf 2 en 3 van ditzelfde artikel en behoudens wat hierboven is vermeld onder “Tussenkomst van derden”.

Verder vraagt het IBR zijn dienstverleners die persoonsgegevens verwerken voor het IBR, eveneens om steeds de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen te treffen.



DEEL VII: Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw gegevens

 

Uw rechten

Naast het recht om een eventuele toestemming die u heeft gegeven terug in te trekken, kan u een verzoek tot inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@ibr-ire.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van de voorkant van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. De vormgeving van de ID-kaart en uw naam moeten leesbaar blijven, alle andere persoonlijke gegevens mag u zwart maken. Dit ter bescherming van uw privacy.

Wij behouden ons het recht voor om geen gevolg te geven aan vragen die manifest ongegrond of buitensporig zijn. De informatie die wij over u in ons bezit hebben, of een verklaring waarin wordt gespecificeerd dat wij geen informatie over u bezitten, wordt u gratis opgestuurd binnen een maand na uw verzoek. Indien nodig kan deze termijn worden verlengd met twee maanden, rekening houdend met de complexiteit en het aantal vragen. Uw vraag wordt bewaard zolang een verhaal mogelijk is.

Opmerking: als u een verzoek indient moeten wij beoordelen of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Een door de wet of reglementering opgelegde bewaartermijn of een gerechtvaardigd grond kan eventueel als gevolg hebben dat wij geen gunstig gevolg kunnen geven aan uw verzoek.

 

Inbreuk in verband met uw persoonsgegevens

Het IBR stelt alles in het werk om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies misbruik of vervalsing. Indien zich toch een inbreuk zou voordoen op uw persoonsgegevens, en deze inbreuk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zal het IBR u onverwijld op de hoogte stellen van deze inbreuk, onder voorwaarden bepaald in de AVG.

 

Wie contacteren in geval van klachten?

In eerste instantie is het best contact op te nemen met privacy@ibr-ire.be maar indien de klacht met betrekking tot het onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens niet correct behandeld wordt, hebt U het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mailadres: contact@apd-gba.be (zie ook www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).