Mededeling 2025/13: Verplichte jaarlijkse actualisering van de gegevens in het openbaar register

10 september 2025

Procedure voor de tijdelijk verhinderde bedrijfsrevisoren

Inleiding

Het openbaar register wordt bijgehouden door het IBR, onder de verantwoordelijkheid van de Belgian Audit Oversight Board (hierna “de BAOB”), in de vorm van een elektronische databank die voor elke bedrijfsrevisor en elk bedrijfsrevisorenkantoor de datum aangeeft van de laatste actualisering (artikel 17, §1 van het koninklijk besluit van 21 juli 2017 betreffende de toekenning van de hoedanigheid van bedrijfsrevisor alsook de inschrijving en registratie in het openbaar register van de bedrijfsrevisoren).

Om hun opdrachten correct te kunnen uitvoeren is het zowel voor het Instituut als voor de BAOB van groot belang dat de gegevens die zijn opgenomen in het openbaar register volledig, correct en actueel zijn. We herinneren u er in dat opzicht aan dat de bedrijfsrevisoren, overeenkomstig artikel 10, §1, 2de lid van de wet van 7 december 2016, “verantwoordelijk zijn voor de juistheid van de meegedeelde gegevens aan het Instituut”.

Wijzigingen in het openbaar register

Elke wijziging aan de gegevens in het openbaar register, moet spontaan en binnen de maand worden meegedeeld aan het Instituut (artikel 17, §2 van het voormeld Koninklijk Besluit van 21 juli 2017).

Er kunnen drie types van wijzigingen onderscheiden worden, namelijk:

1. de wijzigingen die u als bedrijfsrevisor zelf kan aanpassen via het IBR- portaal in de rubriek “Mijn profiel” (bijvoorbeeld wijziging van contactgegevens);
2. de wijzigingen op het niveau van het (de) bedrijfsrevisorenkanto(o)r(en) / het netwerk waaraan u verbonden bent, die uitsluitend door de voornaamste contactpersoon van het (de) bedrijfsrevisorenkanto(o)r(en) / het netwerk kunnen worden doorgevoerd (bijvoorbeeld relatie met een kantoor / netwerk toevoegen of verwijderen). Wijzingen van deze aard komen bij tijdelijk verhinderde bedrijfsrevisoren slechts zelden voor;
3. de wijzigingen die voorafgaandelijk moeten worden voorgelegd aan het Instituut en moeten worden ingediend via het IBR-portaal in de rubriek “Mijn aanvragen” (bijvoorbeeld aanvragen of stopzetten van het statuut van tijdelijk verhinderd bedrijfsrevisor of ontslag).
   

Aandachtspunten tijdens het nazicht van uw gegevens

Doorloop alle tabbladen van uw elektronisch dossier en kijk na of alle contactgegevens nog correct zijn.

Momenteel hebt u het statuut van tijdelijk verhinderd bedrijfsrevisor. Dit betekent dat u zich in een situatie van onverenigbaarheid moet bevinden overeenkomstig artikel 29 van de wet van 7 december 2016. De reden van verhindering moet vermeld zijn in uw elektronisch dossier. Indien de vermelde reden in uw elektronisch dossier niet langer actueel is, gelieve dan de huidige reden van verhindering via e-mail mee te delen aan de dienst “openbaar register” ( reg@ibr-ire.be).

Het aanvinken van de jaarlijkse bevestiging wordt beschouwd als de impliciete verklaring dat u zich nog steeds in de uw dossier vermelde onverenigbaarheidssituatie bevindt. Indien u niet langer een onverenigbare activiteit uitoefent, dient u ofwel het statuut van tijdelijk verhinderd bedrijfsrevisor op te heffen en opnieuw als actief bedrijfsrevisor te worden ingeschreven, ofwel uw ontslag als bedrijfsrevisor in te dienen. Zowel voor de berekening van de bijdragen door het Instituut als voor de controles die worden uitgevoerd door de BAOB, is het noodzakelijk dat het statuut van tijdelijk verhinderd bedrijfsrevisor rechtmatig wordt aangenomen. Bij deze herinneren wij u aan de verschillende gevallen waaronder u het statuut van tijdelijk verhinderd bedrijfsrevisor kan behouden:

Art. 29 § 2. Het is de bedrijfsrevisor niet toegestaan om revisorale opdrachten uit te voeren in de volgende omstandigheden:

1. de functie van bediende uitoefenen, behalve bij een andere bedrijfsrevisor;
2. rechtstreeks of onrechtstreeks een handelsactiviteit uitoefenen, onder andere in de hoedanigheid van bestuurder van een handelsvennootschap; het uitoefenen van een mandaat van bestuurder in burgerlijke vennootschappen die de rechtsvorm van een handelsvennootschap hebben aangenomen, wordt niet geviseerd door deze onverenigbaarheid;
3. de functie van minister of staatssecretaris bekleden.

De bepaling onder 1° is niet van toepassing op een taak in het onderwijs. 

E-mailadressen

Hierna volgt toelichting omtrent de drie e-mailvelden voorzien in het elektronisch dossier:

• E-mail: dit is een uniek e-mailadres en tevens uw login voor het IBR-portaal. Dit e-mailadres wordt gebruikt voor de e-mailcorrespondentie met het Instituut;
• Publieke e-mail: dit is het e-mailadres dat in het openbaar register wordt gepubliceerd en dus publiek toegankelijk is voor externe partijen. Dit e-mailadres wordt gebruikt door alle externe instanties (onder meer de BAOB) voor hun officiële communicatie met de bedrijfsrevisoren. Het is bijgevolg van groot belang dat in dit veld een professioneel e-mailadres wordt ingevuld (en bijvoorbeeld geen e-mailadres voor marketingdoeleinden);
• Publieke e-mail bankbevestigingen: in het kader van het akkoord met Febelfin worden de bankbevestigingen naar dit e-mailadres verstuurd.

Deze drie e-mailadressen kunnen - naargelang uw keuze - identiek zijn.

Verplichte jaarlijkse bevestiging

Artikel 17, §3 van het voormeld Koninklijk Besluit van 21 juli 2017 bepaalt het volgende: “De bedrijfsrevisoren bevestigen jaarlijks aan het Instituut dat de op hen betrekking hebbende gegevens opgenomen in het openbaar register volledig en actueel zijn”. Voorgaand artikel heeft zowel betrekking op de gegevens van de natuurlijke personen als op die van de bedrijfsrevisorenkantoren.

Bovendien bepaalt het Protocol van 12 september 2018 (ondertekend door de BAOB en het IBR) dat “Het Instituut ieder jaar aan de BAOB uiterlijk tegen 15 december de lijst van bedrijfsrevisoren die deze bevestiging niet hebben uitgevoerd, zal overmaken”.

Samengevat:

• Er wordt aan alle bedrijfsrevisoren uitdrukkelijk gevraagd om ten laatste tegen 31 oktober 2025 te bevestigen dat hun persoonlijke gegevens actueel zijn. U dient hiervoor in het IBR-portaal (rubriek “Mijn profiel”) de gegevens in de verschillende tabbladen van het dossier te overlopen en na te kijken (rekening houdend met voormelde aandachtspunten). Indien alle gegevens correct zijn en/of de vereiste wijzigingen werden doorgevoerd, dient u de finale bevestiging rechts onderaan het tabblad “basisgegevens” aan te vinken (zie te volgen procedure in bijlage).
• Deze bevestigingsverplichting is van toepassing op alle bedrijfsrevisoren (of ze nu actief of tijdelijk verhinderd zijn) en op alle bedrijfsrevisorenkantoren, ook al heeft er zich voor hen de voorbije 12 maanden geen enkele wijziging in het openbaar register voorgedaan.
• Het Instituut zal de lijst van bedrijfsrevisoren en bedrijfsrevisorenkantoren die op 31 oktober 2025 deze bevestiging niet hebben uitgevoerd, aan de BAOB overmaken.

Indien u problemen ondervindt bij het actualiseren van uw gegevens in het openbaar register kan u steeds contact opnemen met de dienst ‘Openbaar register’ (contactpersonen: Astrid Van Droogenbroeck, Samira Bensaoud en Stef Van Attenhoven reg@ibr-ire.be of 02/512.51.36).

Wat het beheer van uw persoonsgegevens betreft, nodigen wij u uit om het privacybeleid van het IBR te raadplegen. Als u vragen hebt, kunt u een e-mail sturen naar privacy@ibr-ire.be.