Mededeling 2025/16: ISQM – publicatie van het resultaat van de zelfevaluatie van het kwaliteits-managementsysteem

31 oktober 2025

Paragraaf 53 van de ISQM 1-norm[1] bepaalt dat de evaluatie van het kwaliteits-managementsysteem ten minste eenmaal per jaar moet worden uitgevoerd door de persoon of personen aan wie de eindverantwoordelijkheid is toegekend.

Deze evaluatie wordt in de vorm van een verslag uitgevoerd en maakt het mogelijk om eventuele tekortkomingen in de toepassing van de ISQM-norm en het door het kantoor ingevoerde kwaliteitsmanagementsysteem aan het licht te brengen.

De vraag stelt zich of het resultaat van deze door het kantoor uitgevoerde zelfevaluatie openbaar mag worden gemaakt.

1. Het kantoor publiceert een transparantieverslag

Bij wijze van inleiding wenst de Raad van het IBR te verwijzen naar artikel 23, §2 van de wet van 7 december 2016:

“De bedrijfsrevisor die vrijwillig of krachtens een andere wettelijke of reglementaire bepaling een transparantieverslag openbaar maakt, voldoet minstens aan de bepalingen van artikel 13 van verordening (EU) nr. 537/2014. ”

Artikel 13, §2, d) voorziet dat het transparantieverslag onder meer het volgende moet bevatten: een beschrijving van het interne kwaliteitscontrolesysteem van de wettelijke auditor of van het auditkantoor en een verklaring van het leidinggevende of bestuursorgaan betreffende de doeltreffendheid van de werking van dit systeem.

In dit kader zou het resultaat van de zelfevaluatie van het kwaliteitscontrolesysteem als basis moeten dienen.

2. Het kantoor publiceert geen transparantieverslag

Behalve in het geval van vrijwillige of verplichte publicatie van een transparantieverslag met de bovengenoemde vermelding, regelt de ISQM 1-norm de mogelijkheden om de resultaten van deze zelfevaluatie bekend te maken.

Paragraaf 34, (e) van ISQM 1 bepaalt dat het kantoor beleidslijnen of procedures moet vaststellen die:

1. vereisen dat de met governance belaste personen op de hoogte worden gebracht van de wijze waarop het kwaliteitsmanagementsysteem de consistente uitvoering van controleopdrachten gekenmerkt door kwaliteit ondersteunt;
2. aangeven wanneer het anderszins passend is om met externe partijen te communiceren over het kwaliteitsmanagementsysteem van het kantoor;
3. de informatie aangeven die moet worden verstrekt wanneer extern wordt gecommuniceerd overeenkomstig de paragrafen 34(e)(i) en 34(e)(ii), met inbegrip van de aard, timing en omvang, alsmede de passende vorm, van de communicatie.

Paragraaf A130 van dezelfde norm bevat een lijst van factoren waarmee het kantoor rekening kan houden en die, in combinatie met professionele oordeelsvorming, het mogelijk maken om te bepalen in welke omstandigheden het gepast is om met externe partijen te communiceren over het kwaliteitsmanagementsysteem van het kantoor. Het gaat om de volgende factoren:

de soorten opdrachten die door het kantoor worden uitgevoerd, en de soorten entiteiten waarvoor deze opdrachten worden uitgevoerd; de aard en omstandigheden van het kantoor; de aard van de operationele omgeving van het kantoor, zoals de gebruikelijke wijze van zakendoen in het rechtsgebied van het kantoor en de kenmerken van de financiële markten waarin het kantoor zijn activiteit uitvoert; de mate waarin het kantoor reeds overeenkomstig wet- of regelgeving met externe partijen heeft gecommuniceerd (d.w.z. of verdere communicatie vereist is en, zo ja, de zaken die moeten worden gecommuniceerd); de verwachtingen van belanghebbenden in het rechtsgebied van het kantoor, met inbegrip van het begrip en de belangstelling die externe partijen hebben geuit voor door het kantoor uitgevoerde opdrachten, en de processen van het kantoor bij het uitvoeren van opdrachten; trends in het rechtsgebied; de informatie die reeds beschikbaar is ten behoeve van externe partijen; hoe externe partijen de informatie kunnen gebruiken, en hun algemeen inzicht in kwesties die verband houden met het kwaliteitsmanagementsysteem van het kantoor en met controles of beoordelingen van financiële overzichten, of andere assurance-opdrachten of opdrachten voor aan assurance verwante diensten; de voordelen van externe communicatie voor het openbaar belang en of redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze opwegen tegen de (financiële of andere) kosten van een dergelijke communicatie.

Ten slotte wordt in paragraaf A132 uitgelegd dat het kantoor zijn professionele oordeelsvorming toepast om te bepalen of het, afhankelijk van de omstandigheden, gepast is om mondeling of schriftelijk te communiceren, en worden de volgende voorbeelden van communicatievormen gegeven:

• Een publicatie (zoals een transparantieverslag of een rapport over de kwaliteit van controles)
• Gerichte schriftelijke communicatie met specifieke belanghebbenden (bijvoorbeeld informatie over de resultaten van het proces van monitoren en remediëren van het kantoor)
• Rechtstreekse gesprekken en interacties met de externe partij (bijvoorbeeld besprekingen tussen het opdrachtteam en de met governance belaste personen).
• Een webpagina
• Andere vormen van digitale media, zoals sociale media, of webcast- of video-interviews of -presentaties.

Bijgevolg is de Raad van het IBR van mening dat de bekendmaking van de resultaten van de zelfevaluatie van het kwaliteitscontrolesysteem is toegestaan. Deze mogelijkheid moet echter worden vastgelegd in beleidslijnen of procedures die door het kantoor zijn opgesteld en die voldoen aan het bovengenoemde normatieve kader.