11 juli 2025
Fernand Maillard, bedrijfsrevisor
Als aanvulling op het artikel over het bewaren van archieven, gepubliceerd op 26 juni 2025, is het belangrijk om een aspect te benadrukken met betrekking tot de termijn van zeven jaar bij de afsluiting van de vereffeningen van rechtspersonen. Het advies van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen nr. 2011/21 van 5 oktober 2011 over “Bewaring van de boeken en bewijsstukken” stelt het volgende:
“Artikel 6, vierde lid van de wet van 17 juli 1975 (hierna: de Boekhoudwet) bepaalt onder meer dat de verantwoordingsstukken, in origineel of in afschrift, zeven jaar moeten worden bewaard. Deze termijn wordt op 3 jaar teruggebracht voor de stukken die niet als bewijs jegens derden hoeven te dienen.
Artikel 8, § 2 van de Boekhoudwet bepaalt dat de wettelijke boeken zeven jaar moeten bewaard worden vanaf 1 januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.
In geval van vereffening van de vennootschap is de Commissie evenwel van mening dat de bewaringstermijn voor boeken en verantwoordingsstukken op vijf jaar kan worden teruggebracht. Artikel 195 W.Venn. schrijft immers voor dat, vanaf de datum van de bekendmaking van de afsluiting van de vereffening, de boeken en bescheiden nog vijf jaar moeten worden bijgehouden. Door de afsluiting van de vereffening verdwijnen de rechtspersoon en zijn vermogen. Aangezien de Boekhoudwet slechts toepasselijk is op bestaande rechtspersonen, geldt de zevenjarige bewaringstermijn vanaf dit ogenblik niet meer.
De Commissie wenst bovendien te benadrukken dat zowel artikel 6, vierde lid als artikel 195 W.Venn. slechts een minimale verplichting oplegt inzake de bewaringstermijn van verantwoordingsstukken. Zij ontslaat de ondernemingen er geenszins van een passende archiveringspolitiek uit te stippelen.
Derhalve komt het iedere onderneming toe te beslissen of de betrokken verantwoordingsstukken ook na afloop van de wettelijke bewaringstermijnen zullen bewaard blijven, gelet op het wezenlijk belang ervan bij rechtsgeschillen of in andere procedures.”
Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (“WVV”) bepaalt echter in artikel 2:102, § 1 en § 2, 4° voor vennootschappen, en 2:136 voor verenigingen[1], dat “de plaats, aangewezen door de algemene vergadering van de vennootschap / VZW respectievelijk door de vergadering van het in de statuten van de IVZW aangewezen orgaan, waar de boeken en bescheiden van de vereniging moeten worden neergelegd en bewaard gedurende ten minste vijf jaar” moet worden bekendgemaakt.
Wat moeten we hiervan denken? Geen termijn van zeven jaar en een verkorting naar vijf jaar? Zelfs als, in geval van afsluiting van de vereffening, de verjaringstermijn tegen bestuurders en vereffenaars (vennootschappen: art. 2:143 §1, lid 2 WVV / verenigingen en stichtingen: art. 2:143 §2, lid 2 WVV) vijf jaar bedraagt, dan kan nog worden gesteld dat het archief van de rechtspersoon gebruikt kan worden in diverse materies (fiscaal recht, sociaal recht, subsidies, burgerlijk wetboek (eigendomsrechten), enz.), zelfs zonder mogelijk beroep tegen de voormalige bestuurders. Zoals de CBN opmerkt, doet dit niets af aan de mogelijkheid voor ondernemingen om een passend archiveringsbeleid te ontwikkelen.
En laten we niet vergeten wat al in eerdere artikels is gezegd: alles weggooien na afloop van de bewaartermijn ... of nadenken over het behoud van erfgoed, de geschiedenis van de onderneming: voor archieven die geen vertrouwelijke gegevens bevatten of onderworpen zijn aan beperkingen op het gebied van raadpleging of bewaring (denk aan de GDPR), waarom niet overwegen om het neer te leggen bij het Rijksarchief of elders?
Terzijde dient te worden opgemerkt dat, wat de archieven van verenigingen en stichtingen betreft, de voormalige wet van 27 juni 1921 voor VZW's (art. 25) en stichtingen (art. 41) eenvoudigweg bepaalde: “De bestemming van het actief mag de rechten van de schuldeisers niet schaden. De vordering van de schuldeisers verjaart na vijf jaar vanaf de bekendmaking van de beslissing betreffende de bestemming van het actief.”. Daarentegen was de wet stil over de IVZW’s. Er was geen sprake van een specifieke bewaartermijn voor archieven; er diende zich te beroepen op het boekhoudrecht.
Er dient ook op gewezen te worden dat “de maatregelen, genomen voor de consignatie van de gelden en waarden die aan schuldeisers toekomen en die hun niet konden worden afgegeven” moeten worden vermeld. Dit is de gelegenheid om eraan te herinneren dat in dit geval de Deposito- en Consignatiekas de ideale plaats is voor dit soort consignaties; deze gelden en waarden kunnen niet in de winst worden opgenomen, of, bij gebreke daarvan, aan het einde van de verjaringstermijn worden verdeeld volgens hetgeen was voorzien bij de afsluiting van de vereffening van de rechtspersoon.
[1] Voor stichtingen is het WVV echter stil: er wordt enkel bepaald dat de rechtbank de afsluiting van de vereffening uitspreekt.