12 juni 2014

Op vrijdag 6 juni vond op het Rekenhof de plechtige ondertekening plaats van de afsprakennota inzake audit in de Vlaamse administratie en de lokale besturen. De nota werd ondertekend door de voorzitter van het Rekenhof (Ignace Desomer), door de voorzitters van de auditcomités van de Vlaamse administratie (Martine Verluyten) en de lokale besturen (Jean-Pierre Bostoen), door de administrateur-generaal van het intern verzelfstandigd agentschap Audit Vlaanderen (Eddy Guilliams) en door de voorzitter (Daniel Kroes) en ondervoorzitter (Thierry Dupont) van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.

Het betreft een aangepaste versie  van de afsprakennota van 26 januari 2011 gezien de sinds dan gewijzigde wettelijke en reglementaire context, met name de invoering van het Rekendecreet van 8 juli 2011, het Besluit single audit van 7 september 2012, het Auditdecreet van 5 juli 2013, de oprichting van Audit Vlaanderen en de toevoeging van een tweede auditcomité (lokale besturen) eind 2013. In de aangepaste versie werd ‘financiële audit’ vervangen door ‘audit’ omdat de opdracht van zowel het Rekenhof als Audit Vlaanderen ruimer is dan een louter financiële audit.

Algemeen principe: meer efficiëntie en vermindering van de controlelast voor de geauditeerde

De drie controleactoren (het Rekenhof, Audit Vlaanderen en de bedrijfsrevisor) waarvoor deze nota van toepassing is, hebben elk een specifieke opdracht en rapporteren aan verschillende doelgroepen:

  • Het Rekenhof staat de volksvertegenwoordiging bij in haar controle op de uitvoerende macht. Het oefent die taak uit ten aanzien van de federale overheid, de gemeenschappen en gewesten, de openbare instellingen en de provincies. Het Rekenhof onderwerpt de verrichtingen van deze overheden aan een financiële en wettigheidscontrole en een controle op de goede besteding van de openbare gelden en rapporteert de resultaten van die controles aan de onderscheiden parlementen.
  • Audit Vlaanderen heeft tot taak de beheersing van de organisatie (het interne controlesysteem) te evalueren en na te gaan of het adequaat en effectief is en aanbevelingen ter verbetering ervan te formuleren. Daartoe voert Audit Vlaanderen enerzijds financiële-, overeenstemmings-, operationele en administratieve onderzoeken uit en verstrekt zij anderzijds een aantal ondersteunende en raadgevende diensten. Ook het uitvoeren van forensische audits behoort tot de opdrachten van Audit Vlaanderen. Het werkterrein van Audit Vlaanderen bestaat uit:
    • De Vlaamse administratie m.n. de departementen, de intern verzelfstandigde agentschappen en de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen, met inbegrip van de eigen vermogens met rechtspersoonlijkheid en de Vlaamse openbare instellingen van categorie A die aan de voormelde entiteiten verbonden. Op vraag van de minister-president of op vraag van de Vlaamse Regering kan Audit Vlaanderen ook forensische audits uitvoeren bij een kabinet van een lid van de Vlaamse Regering;
    • De lokale besturen m.n. de gemeenten, de autonome gemeentebedrijven, de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, de OCMW verenigingen, met uitzondering van de ziekenhuisverenigingen, de provincies en de autonome provinciebedrijven.
  • De bedrijfsrevisor, ingeschreven in het openbaar register van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren, heeft als hoofdtaak het vervullen van controleopdrachten met betrekking tot financiële staten. De wettelijke permanente opdrachten bestaan hoofdzakelijk uit het commissarismandaat. Binnen dit mandaat zal de commissaris in functie instaan voor de controle van de jaarrekening en een oordeel geven of de jaarrekening een getrouw beeld van het vermogen, de financiële toestand en de resultaten van de vennootschap geeft.

Hoewel de opdrachten van deze drie controleactoren om de financiële staten en de interne organisatie te controleren complementair zijn, kunnen hun auditwerkzaamheden elkaar overlappen. Daarom hebben ze besloten om via een afsprakennota te streven naar een optimale samenwerking inzake audit in de Vlaamse administratie en lokale besturen.

Het hoofddoel van de afsprakennota is om de auditwerkzaamheden van de drie controleactoren maximaal op elkaar af te stemmen, met respect voor ieders autonomie, regelgeving en specifieke verantwoordelijkheden. Dit moet resulteren in minder dubbel werk, het verminderen van de controlelast voor de geauditeerde entiteiten en het verhogen van de kostenefficiëntie van hun audits.
 
Concreet kan dit gebeuren via informatie-uitwisseling inzake strategie en planning, monitoring en risicoanalyse, rapportering, controlemethodieken en handleidingen en goede praktijken.
 
De controleactoren wisselen stelselmatig hun (audit)informatie uit over de entiteiten van de Vlaamse administratie en lokale besturen, die zij gemeenschappelijk hebben als controledomein:
 
  • Het Rekenhof bezorgt Audit Vlaanderen stelselmatig en de bedrijfsrevisor op vraag een kopie van haar auditrapporten.
  • Audit Vlaanderen bezorgt het Rekenhof stelselmatig een exemplaar van de syntheserapporten van zijn audits bij deze entiteiten. Audit Vlaanderen informeert de bedrijfsrevisor over het einde van een auditopdracht, waarna deze een kopie  van het rapport kan opvragen.
  • De commissaris of bedrijfsrevisor van de gecontroleerde entiteit bezorgt een exemplaar van zijn verslag en van zijn management letter aan het Rekenhof en aan Audit Vlaanderen.
Foto's

Gerelateerd

Mededeling 2022/12: Afspraken over single audit: audit rekeningen 2022 Vlaamse overheid

Mededeling 2022/12: Afspraken over single audit: audit rekeningen 2022 Vlaamse overheid

Eerste editie van de 'Dag van de publieke sector'

Erwin Vanderstappen, bedrijfsjurist